1. Over deze verklaring
Deze privacyverklaring beschrijft hoe de "rack.safe"-app (hierna: de app) omgaat met persoonsgegevens. De app wordt aangeboden door Rack.Parts, gevestigd aan Boterweg 12, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 56216483 (hierna: "wij" of "rack.parts").
Voor vragen over deze verklaring of over de verwerking van je gegevens kun je contact opnemen via [email protected] .
2. Wat de app doet
De app is bedoeld voor medewerkers om schade aan magazijnstellingen te melden. Een melding bestaat uit foto's, een locatieaanduiding, een omschrijving van de schade, de vermoedelijke oorzaak en het beschadigde onderdeel — optioneel aangevuld met het proces waarin de schade ontstond, het betrokken materieel, de betrokken partij en een referentienummer, afhankelijk van welke velden zijn ingeschakeld. De medewerker maakt zelf een rapport (PDF) en deelt dit bewust, via een knop in de app, met de leidinggevende of contactpersoon — bijvoorbeeld via WhatsApp, e-mail of een andere app op de telefoon. Meerdere meldingen kunnen ook gebundeld worden gedeeld als één rapport.
3. Welke gegevens verwerken we
- Naam van de medewerker (zoals zelf ingevuld in de instellingen van de app);
- E-mailadres van de leidinggevende / contactpersoon (zoals ingevuld door de medewerker);
- Foto's van de schade, gemaakt met de camera van het toestel of geselecteerd uit de galerij;
- Locatiegegevens binnen het pand (hal- en locatiecode — dit zijn geen GPS- of geolocatiegegevens van het toestel zelf);
- Datum en tijdstip van de melding;
- Omschrijving van de schade, oorzaak, beschadigd onderdeel, en indien ingeschakeld: proces, betrokken materieel, betrokken partij en een referentienummer, zoals ingevoerd door de medewerker.
De app vraagt geen gegevens op die niet nodig zijn voor het melden van schade. Er wordt geen locatie (GPS) van het toestel gebruikt, en er worden geen gegevens verzameld voor advertentie- of trackingdoeleinden.
4. Waar je gegevens worden opgeslagen
Alle gegevens die je invoert (inclusief foto's en je eigen aanpassingen aan de keuzelijsten) worden lokaal op je eigen toestel opgeslagen, in het opslaggeheugen van de browser/app (IndexedDB). Deze gegevens worden niet automatisch naar een server van rack.parts verzonden en zijn niet centraal inzichtelijk voor rack.parts.
Gegevens verlaten je toestel alleen op het moment dat jij zelf, na het controleren van het rapport, kiest om een melding (of een gebundeld verzamelrapport) te delen. Op dat moment wordt een PDF-bestand aangemaakt en overgedragen aan de app die je zelf kiest in het deelvenster van je telefoon. Vanaf dat moment valt de verwerking van dat bestand onder het privacybeleid van dat platform.
5. Waarom we deze gegevens verwerken (grondslag)
De verwerking van deze gegevens is noodzakelijk voor de behartiging van het gerechtvaardigd belang van rack.parts en haar klanten bij het tijdig signaleren en documenteren van schade aan magazijnstellingen, onder meer met het oog op veiligheid (NEN-EN 15635) en aansprakelijkheid. Voor zover de app wordt gebruikt in het kader van een dienstverband, kan de verwerking ook noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst of een daarmee samenhangende instructie van de werkgever.
6. Bewaartermijn
Een melding blijft op je toestel bewaard totdat je deze zelf verwijdert in de app, of totdat je de app-gegevens wist via de instellingen van je toestel/browser. Rack.parts bewaart zelf geen kopie, tenzij de leidinggevende of contactpersoon het gedeelde rapport zelf bewaart.
7. Delen met derden
Wij delen geen gegevens uit de app met derden. Het delen van een rapport gebeurt uitsluitend op initiatief van de medewerker zelf, via het door hem/haar gekozen kanaal. Wij hebben geen invloed op en zijn niet verantwoordelijk voor hoe die derde partij het bestand vervolgens verwerkt.
8. Beveiliging
Omdat gegevens standaard lokaal op het toestel blijven, is de beveiliging van die gegevens mede afhankelijk van de beveiliging van het toestel zelf. Wij adviseren medewerkers om hun toestel te beveiligen met een pincode, wachtwoord of biometrische ontgrendeling.
9. Jouw rechten
Op grond van de AVG heb je onder meer het recht op inzage, correctie, verwijdering, en bezwaar tegen de verwerking, en kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).
Voor vragen of een verzoek kun je contact opnemen via [email protected].
10. Wijzigingen
Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen. De meest actuele versie is steeds op deze pagina te vinden.
11. Contact
Rack.Parts
Boterweg 12 - 3633 ER - Vreeland - Nederland
E-mail: [email protected]